Từ 01/4/2026: mỗi quý → mỗi năm một lần, hạn nộp 31/5 năm sau
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA) đã sửa đổi lớn quy tắc báo cáo định kỳ của chế độ Kỹ năng đặc định, áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm 2026. Trước đây, cơ quan tiếp nhận (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cá thể tiếp nhận) phải báo cáo tình hình tiếp nhận, hoạt động và hỗ trợ mỗi quý một lần; lần nộp trước ngày 15/4/2025 là lần báo cáo theo quý cuối cùng. Theo quy tắc mới, kỳ đối tượng được gộp thành một năm từ 1/4 đến 31/3 năm sau, và thời hạn nộp là mỗi năm một lần, chậm nhất ngày 31/5 năm sau (nếu 31/5 rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp). Số lần báo cáo giảm, nhưng mỗi lần phải tổng hợp dữ liệu của trọn một năm, nên việc lưu giữ hồ sơ hằng ngày càng quan trọng hơn. Nếu toàn bộ việc hỗ trợ được ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, thì tình hình thực hiện hỗ trợ do tổ chức đó lập (mẫu tham khảo số 3-6, Phụ lục 1 và 2) cũng do cơ quan tiếp nhận tổng hợp và nộp kèm. Để hỗ trợ chuyển tiếp, ISA đã lần lượt công bố hướng dẫn lập báo cáo định kỳ (26/1/2026), sửa đổi danh mục hồ sơ, tờ rơi tuyên truyền, tập hợp các lỗi thường gặp (8/5), Q&A và thông báo về tài liệu đính kèm (20/5), video hướng dẫn nộp trực tuyến (28/4). Trong khi đó, “báo cáo phát sinh” khi thay đổi/chấm dứt hợp đồng lao động hay khó khăn trong việc tiếp nhận vẫn giữ nguyên, với thời hạn riêng như trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc.
Việc nộp báo cáo là trách nhiệm của công ty, nhưng người chịu ảnh hưởng lại là chính người lao động. ISA nêu rõ: nếu cơ quan tiếp nhận không thực hiện báo cáo đúng quy định thì doanh nghiệp đó sẽ không được tiếp nhận lao động Kỹ năng đặc định. Nếu công ty bạn định chuyển sang đã lơ là việc báo cáo, quá trình tuyển dụng có thể bị đình trệ. Ngoài ra, khi toàn bộ việc hỗ trợ đã được ủy thác mà tình hình thực hiện hỗ trợ không được nộp, đăng ký của tổ chức hỗ trợ có thể bị hủy bỏ, khiến nơi bạn vẫn liên hệ để tư vấn đời sống hay học tiếng Nhật thay đổi giữa chừng. Khi bạn nghỉ việc, hoặc có lý do khiến bạn không thể làm việc từ một tháng trở lên (thương tật, bệnh tật trong công việc hay đời sống riêng, nghỉ do mang thai・sinh con・nuôi con, thu hẹp dây chuyền sản xuất), công ty phải nộp “báo cáo khó khăn trong việc tiếp nhận” trong vòng 14 ngày, bất kể bạn có thực sự nghỉ hay không. Đây không phải thủ tục bất lợi cho bạn, mà là cửa vào chính thức để được hỗ trợ và tìm nơi làm việc mới. Vì báo cáo nay gộp thành mỗi năm một lần, công ty phải giữ hồ sơ của trọn một năm — bạn nên tự lưu phiếu lương, bảng chấm công và biên bản phỏng vấn để yên tâm.
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú công bố Q&A (80 câu) về chế độ Ikusei Shuro: vận hành từ 1/4/2027, đào tạo 3 năm lên trình độ Kỹ năng đặc định số 1, cho phép chuyển nơi làm theo nguyện vọng kèm điều kiện, nhận hồ sơ trước từ 2026.
Chế độ Ikusei Shuro vận hành từ 01/04/2027: trước khi làm việc phải đạt A1 hoặc học khóa tương đương, trong 3 năm học khóa hướng tới A2. Cục Xuất nhập cảnh đã công bố danh sách cơ sở cung cấp khóa học (tháng 6/2026).
OTIT đã công bố hướng dẫn vận hành theo ngành cho lĩnh vực kho vận thuộc chế độ ikusei shuro, dự kiến áp dụng từ tháng 4/2027, với tiêu chuẩn bổ sung cho tổ chức giám sát hỗ trợ.